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A eficiência operacional passa por uma série de etapas, inclusive, a digitalização de processos e documentos. Aliás, isso é importante não apenas para economia de recursos e facilidade no envio ou compartilhamento, mas até para contribuir com negócios mais sustentáveis. E é neste cenário que as aplicações do PDF no mundo corporativo são essenciais.
Criado no início da década de 90 pela Adobe Systems, o formato PDF é, atualmente, fundamental para a gestão empresarial. Isso se dá tanto pela gratuidade do arquivo quanto pela capacidade de preservar a formatação original dos documentos. Mais ainda, a garantia de segurança, principalmente de dados confidenciais.
Abaixo, trouxemos algumas das aplicações do PDF no mundo corporativo que, como você vai ver, facilitam bastante os processos de gestão.
Documentação legal
Uma das aplicações do PDF mais importantes no mundo corporativo, inegavelmente, é esta. Afinal, existe um volume muito grande para envio de documentos legais cujo conteúdo normalmente envolve informações sensíveis. Característica que, naturalmente, demanda que a integridade do documento seja mantida. Inclusive, se for necessário converter PDF em Word . No entanto, o formato permite não apenas a criação e compartilhamento, como a assinatura eletrônica de contratos e acordos comerciais, por exemplo.
Além disso, o PDF oferece recursos de segurança, como criptografia e senhas, particularmente úteis ao compartilhar documentos confidenciais.
Isso é crucial até para proteger dados financeiros, propriedade intelectual e informações de clientes. Não à toa, é amplamente aceito como um formato padrão para documentos legais.
Assinaturas eletrônicas
Um dos usos mais importantes do PDF em empresas é a assinatura eletrônica de documentos. Isso é essencial para a aprovação rápida de contratos e acordos legais. Vale lembrar que a prática garante a autenticidade e integridade de documentos que exigem assinatura formal.
Relatórios anuais
De modo geral, as empresas podem criar e partilhar seus relatórios anuais em PDF, uma vez que o formato se mantém como no documento original. Além disso, o arquivo é enviado de forma facilitada e consistente. Só para exemplificar, é possível enviar:
● relatórios financeiros;
● balanços patrimoniais;
● demonstrações de resultados.
Formulários digitais
Outra das aplicações do PDF no mundo corporativo é a confecção de formulários digitais, o que facilita (e muito) os processos de gestão. Principalmente porque esse tipo de documento geralmente é usado para coletar informações, por exemplo, de satisfação . Com ele, fica mais fácil filtrar e coletar dados de forma padronizada, facilitando o seu processamento.
De modo geral, os formulários em PDF podem ser preenchidos e assinados digitalmente para, posteriormente, serem enviados de volta de forma segura, economizando tempo e papel.
Manuais de treinamento
Sabia que até os manuais de treinamento, inclusive para pessoas que acabaram de entrar na empresa, podem facilmente ser distribuídos em PDF? Aliás, o formato até potencializa a difusão das informações por ser compatível com diferentes dispositivos. O mesmo vale para documentos que contenham:
● políticas de empresa;
● procedimentos operacionais padrão;
● manuais gerais sobre a organização;
● guias do usuário;
● material educacional.
Assim, tanto clientes internos quanto internos podem consumir aquele conteúdo em seu próprio ritmo. Sem falar que a distribuição das políticas e procedimentos garante que todos os funcionários recebam a mesma versão do documento.
Propostas de vendas
Quem disse que as empresas, hoje, precisam enviar aquele monte de documentos em papel para uma simples proposta de venda? Atualmente, os arquivos em PDF facilitam tanto a construção quanto envio, além de garantirem que a formatação seja preservada. Para ajustá-las, basta converter nos formatos necessários.
Faturas e recibos
As gráficas que nos desculpem, mas hoje em dia, até faturas e recibos podem ser enviados em PDF. Além de economizar papel (e tinta), a prática é segura, o que é bem importante para transações financeiras.
Marketing e materiais promocionais
Embora, sim, ainda haja a fabricação de materiais impressos em diferentes suportes, a distribuição em PDF de brochuras e folhetos digitais, por exemplo, é cada vez mais comum em ações de marketing digital que oferecem materiais gratuitos para download a fim de captar leads, por exemplo.
Além de mais baratos, são sustentáveis e ainda asseguram consistência visual em todas as plataformas. Da mesma forma, os catálogos e revistas corporativas.
Assim, as empresas podem apresentar seus produtos e serviços de forma atraente e acessível em diferentes dispositivos. Tanto que profissionais que trabalham em áreas como design gráfico, arquitetura e fotografia muitas vezes usam o PDF para criar portfólios digitais.
Arquivamento de documentos
Como muitas empresas funcionam remotamente, isso requer arquivamento inteligente dos arquivos. Mais uma vez, entra o formato PDF, amplamente reconhecido e compatível com sistemas de gerenciamento de documentos. Só para exemplificar, dá para comprimir os arquivos e reduzir seu tamanho em até 99% sem, no entanto, comprometer sua integridade.
Assim, ocupam menos espaço físico do que os documentos em papel, facilitando a organização, recuperação e compartilhamento de documentos.
Apresentações Executivas
Ademais, mesmo nas apresentações e reuniões, os arquivos em PDF são bastante úteis. Primeiro, a pessoa pode criar seus slides no programa que quiser, como PPT e, depois, salvar em PDF. Na prática, facilita seu manuseio e, ainda, possibilita o envio para os demais membros da organização para que visualizem em diferentes dispositivos.
Colaboração online
Por fim, os arquivos em PDF permitem que várias pessoas anotem e comentem o mesmo documento. Novamente, em tempos de trabalho remoto, esse recurso é fundamental para a colaboração em projetos e revisão de documentos. Ao mesmo tempo, é possível rastrear as alterações feitas ao longo do tempo, identificando quem as fez e quando.
