O certificado digital é uma das novas tecnologias oferecidas pelo avanço digital que muitos empreendedores e profissionais autônomos e liberais possuem. Saber quem precisa desse tipo de certificado, como ele funciona e o que ele é exatamente é muito importante para quem investe em seu próprio negócio, isso faz com que muitas pessoas se perguntem sobre a necessidade dessa ferramenta, bem como quais suas vantagens.
A inclusão do certificado digital tornou alguns processos burocráticos em situações muito mais fáceis de lidar. Na prática, não são todas as empresas que precisam adotar o uso do arquivo digital, mas em alguns casos o certificado digital é obrigatório. Por isso, saber mais sobre o assunto é ideal para quem deseja abrir seu próprio negócio, além de entender suas vantagens e quais seus principais usos. O certificado digital pode, de fato, tornar a vida empresarial muito mais prática.
O que é um certificado digital?
O certificado digital consiste em um arquivo eletrônico cuja função é a de permitir que pessoas físicas ou jurídicas efetuem assinaturas digitais com plena validade jurídica, identificar-se em ambientes virtuais, realizar transações online com segurança e muito mais.
Para performar essa atividade, o indivíduo usa um certificado emitido por uma autoridade de registro (AR). Isso deve estar no padrão ICP Brasil para que tudo vá da maneira correta. Para tornar esse processo válido, alguns padrões devem ser considerados, entre eles estão:
● A autenticidade do documento, sendo um meio de estabelecer a conexão e autenticidade de uma assinatura para o destinatário, através da validade de transmissão;
● Integridade para confirmar que o documento não foi editado após ser assinado por meio digital;
● A irretroatividade para confirmar que o documento não possa ser gerado de forma retroativa pelo tempo;
● Também é preciso considerar o não repúdio, pois o autor do documento digital não pode negar sua criação no futuro.
É válido notar que o certificado digital abrange diferentes categorias e algumas áreas obrigatoriamente precisam que o profissional possua um certificado digital para atuar.
Quem precisa de certificado digital?
Uma questão muito importante de tocar é quem realmente precisa do certificado digital de forma obrigatória, pois muitas pessoas não reconhecem a necessidade dessa tecnologia antes de serem cobradas por ela. Apesar do processo de assinatura do certificado ser muito mais simples que forjar um documento físico, o certificado digital deve ser feito antes de um serviço ser oferecido para clientes. Ou seja, ficar ciente da obrigação de certos profissionais é extremamente necessário para evitar contratempos.
Profissionais liberais
O Certificado Digital é uma necessidade para profissionais liberais e pessoas físicas em geral, pois, por meio dele, é possível autenticar as transações digitais feitas entre clientes pelos serviços oferecidos pela pessoa física ou profissional liberal. Os contadores atuais que fazem processos online, por exemplo, usam o certificado digital para permitir maior credibilidade de seus negócios, além de oferecerem a si mesmo algumas vantagens como a oportunidade de assinar a escrituração contábil e fiscal e declarar Imposto de Renda.
Empresas de lucro presumido ou real
Por lei, todos esses tipos de empresa precisam ter um certificado digital para oferecer seus negócios e poder emitir e-Nota fiscal. As declarações mensais feitas por essas empresas dependem do meio digital para permiti-las. Além disso, elas devem fazer transmissões do eSocial e emitir NF-es pelos serviços prestados ou produtos vendidos, o que também exige a tecnologia.
MEI no caso de destinatário como uma pessoa jurídica
Nem todos os casos de MEI necessitam da emissão de e-Nota fiscal. Porém, essa regra muda no caso de quando o destinatário é uma pessoa jurídica, independentemente do tipo e tempo de duração dos serviços.
Quais são os tipos de certificados digitais?
Existem diferentes tipos de certificados digitais que um profissional pode escolher, entre eles sendo o e-CPF, o e-CNPJ e o NFE-e. No caso do NFE-e, existem dois tipos, chamados de A1 e A3, possuindo datas de validade diferentes.
O tipo de documento buscado por profissionais muda a partir das necessidades apresentadas pelo mesmo. Por exemplo, com o e-CNPJ é possível acessar serviços do governo, além de emitir NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) entre outras aplicações.
Quais os usos do certificado digital?
Quando alguém precisa do certificado, porém não o utiliza, é possível que a pessoa sofra multas pesadas. Por isso, emitir um certificado como esse é de extrema importância para se manter dentro da legalidade. O certificado possui vários usos, como participar de leilões eletrônicos, acessar o ICP, cadastrar-se no INPI, elaborar procurações eletrônicas e muito mais.
O certificado digital é uma maneira de melhorar processos burocráticos para empresas e permitir que profissionais autônomos possam realizar seus serviços perante o que espera a lei. A economia, mobilidade e praticidade oferecida por esse documento digital são apenas alguns de seus benefícios para qualquer um que deseje ter ele.
